Table des matières
Gestion administrative
Tutelle facile© permet de créer jusqu’à 3 dossiers, autorisant ainsi à gérer l’administration et la comptabilité de 3 personnes. Dans chaque dossier, il n’y a aucune limite en nombre de correspondants ou de comptes (bancaires ou placements).
Pourquoi 3 dossiers ?
Par expérience, nous savons qu’un mandataire familial (tuteur ou curateur) est désigné pour assister ou représenter l’un de ses enfants ou l’un de ses parents, et plus rarement ses deux parents. Nous pensons aussi que la personne chargée de la mesure de protection pourrait souhaiter utiliser aussi Tutelle facile© à titre personnel et ainsi l’utiliser pour ses propres courriers et tenir sa comptabilité personnelle. Raison pour laquelle nous permettons cette utilisation. Si votre besoin est supérieur en nombre de dossiers, nous vous encourageons à découvrir notre progiciel TutSpeed® sur notre site Profession MJPM – Mandataire judiciaire à la protection des majeurs (profession-mjpm.com).
La gestion administrative s’appuie sur une base de données qui regroupe toutes les informations non comptables : l’environnement complet du majeur protégé est organisé dans un dossier dédié.
- informations administratives ;
- liste des correspondants (familiaux, économiques, sociaux, médicaux …) en relation avec la personne protégée ;
- liste des banques ;
- patrimoine mobilier et patrimoine immobilier ;
Toutes ces informations sont consultables rapidement à l’écran sous l’apparence d’un dossier avec onglets.
Le dossier « Personne protégée » est connecté au répertoire des adresses. Ce dernier centralise les coordonnées de tous les intervenants (organismes, fournisseurs, famille, proches, etc.) en relation avec le majeur protégé.
La gestion courante s’appuie sur une base de données qualitative permettant la recherche et la consultation des dossiers …
L‘envoi de courrier est central dans les fonctions de la gestion courante. L’objectif de la fonction « Courriers » est de satisfaire rapidement aux besoins les plus courants d’envoi de lettres simples. Toutes les informations de la base de données qualitative peuvent être publipostées via des lettres types. L’élaboration d’une lettre s’effectue en trois temps simples :
- temps 1 : choix de la personne protégée
- temps 2 : choix du correspondant économique destinataire de la lettre
- temps 3 : choix de la lettre type ou saisie du texte.
Un historique des lettres envoyées est disponible par personne protégée.
Les courriers peuvent être enregistrés sous forme de brouillons pour traitement ultérieur.
Une signature numérique peut être ajoutée automatiquement à tous les courriers.
L’envoi peut être effectué vers l’imprimante ou vers la création d’un fichier PDF (pour envoi par mail par exemple).
Gestion comptable
La comptabilité s’appuie sur une base de données comptables liée aux fiches banques et aux fiches patrimoines (immobilier, mobilier, véhicule …) du dossier du majeur protégé. L’exercice comptable qui débouche sur le rapport de gestion à fournir à la personne chargée d’effectuer sa vérification s’établit sur des dates de début et de fin de période que vous définissez librement.
Le paramétrage des recettes et des dépenses intègre les notions spécifiques de la présentation du compte rendu de gestion fixé par l’arrêté du 4 juillet 2024.
Le point central de la gestion comptable est la saisie de l’écriture comptable. À partir de cette dernière, Tutelle facile© automatise l’ensemble des traitements suivants :
- réalisation et mise à jour d’un budget ;
- préparation du compte rendu de gestion .
Pour faciliter la saisie des écritures, les fonctions suivantes sont disponibles :
- l’affichage de toutes les écritures comptables depuis le début de la mesure ou seulement celles de l’année en cours ou pour une période donnée ;
- la possibilité de trier d’un simple clic les écritures par dates (par défaut), par libellés, par bénéficiaires, ou par montants ;
- la possibilité d’effectuer des recherches suivant les mêmes critères que ci-dessus ;
- la fonction de copie d’écriture permettant de gagner du temps.
En fin d’exercice le compte rendu de gestion à fournir à la personne chargée du contrôle (Directeur(trice) de greffe, co-tuteur/curateur, professionnel qualifié) est disponible. La clarté de la présentation permet, à ce dernier, un contrôle complet et rapide de la situation. Il est construit de la manière suivante :
- une page de garde rappelant les coordonnées de la personne protégée, la mesure en cours et les personnes chargées de sa protection ;
- une page indiquant les modifications importantes intervenues durant la période (changement d’adresse, vente d’un bien, …) ;
- la situation générale de la personne protégée listant son patrimoine et sa trésorerie en début et en fin de période de gestion et indiquant le total des recettes et le total de dépenses par compte ;
- le récapitulatif des recettes et des dépenses détaillées par catégories comptables ;
- les journaux détaillés des différents comptes ;
Gestion de la mesure
Grâce à la fiche du majeur protégé, Tutelle facile© permet de saisir l’ensemble des données le concernant. de suivre tout l’historique des mesures de protection prononcées
Dans Tutelle facile©, vous inscrirez les coordonnées de la personne protégée (Nom, prénom, adresse) ainsi que :
- son domicile ;
- son lieu de résidence (s’il est différent de son domicile) ;
- sa situation familiale ;
- ses date et lieu de naissance ;
- Ses coordonnées téléphoniques et mail.
Le répertoire de la personne protégée sera alimenté par le répertoire général. Les fiches des correspondants, entreprises, organismes … seront créées dans ledit répertoire général. En cas de gestion de plusieurs dossiers, vous pourrez ainsi réutiliser les organismes communs sans devoir les recréer. Vous pourrez aussi personnaliser les références dans chaque répertoire individuel.
Tutelle facile© permet de suivre tout l’historique des mesures de protection prononcées.
- la date du jugement ou de l’ordonnance ;
- la nature de la protection (curatelle, tutelle, etc.) ;
- le type de protection (aux biens, à la personne, les deux) ;
- le tribunal ayant prononcé la mesure ;
- les références du registre du tribunal.
L’ensemble des comptes courants et d’épargne à court terme (livrets) de la personne protégée sera inscrit dans la rubrique “Comptes” :
- compte courant ;
- Livret A et B ;
- LEP ;
- LDDs ;
- etc.
L’ensemble des placements de la personne protégée sera inscrit dans la rubrique “Placements” :
- assurances vie ;
- contrats de capitalisation ;
- comptes titre ;
- etc.
L’ensemble du patrimoine pour être enregistré dans la fiche de la personne protégée :
- les biens immobiliers et leurs types (appartements, maisons, terrains, etc.);
- les biens mobiliers (électroménager, meubles, etc.) ;
- les véhicules ;
- les valeurs (bijoux, bons au porteur, etc.) ;
- chacun de ces biens pourra être décrit, situé, valorisé, etc. ;
Maintenance évolutive
La maintenance évolutive intègre un ensemble de services qui permettent d’assurer la pérennité du logiciel dans le temps. Basé sur une démarche pragmatique, votre abonnement annuel prend en considération l’évolution du logiciel.
Toute modification de la réglementation entraînant des incidences dans le comportement du logiciel est prise en charge.
Les demandes de nouvelles fonctions ou l’amélioration des fonctions existantes font l’objet d’un cahier des charges annuel arbitré par Marketing Concept. Dans ce cadre, les demandes qui peuvent être mutualisées à l’ensemble des utilisateurs sont prises en compte. Le planning de réalisation et de livraison est fixé par Marketing Concept.
Nous pouvons prendre en compte les demandes très spécifiques de nos clients dans les conditions suivantes :
- la réalisation n’excède pas un jour/homme ;
- un devis peut être établi en fonction de la complexité de réalisation.
Maintenance second niveau
Tous nos clients bénéficient d’une mise à jour gratuite. L’opération se fait automatiquement sans intervention physique de Marketing Concept. Au démarrage, le logiciel annonce la disponibilité d’une mise à jour que l’utilisateur peut installer immédiatement. En cas de refus, la mise à jour sera reproposée régulièrement.
Les déplacements exceptionnels sur site sont facturés.
Les dysfonctionnements constatés font l’objet d’une réponse rapide.
La maintenance « second niveau » comprend :
- la connexion sur le site du client ;
- le téléchargement des bases de données ;
- la correction du problème ;
- la publication d’une nouvelle version mise à jour.
Les évolutions techniques sont prises en charge, quelle que soit l’ampleur des corrections. Cette maintenance couvre les prestations « Evolution des systèmes d’exploitation Microsoft » : les nouvelles versions de Windows donnent lieu à une vérification complète du logiciel et à la mise en œuvre des corrections ou des reprogrammations nécessaires.
Sécurité et confidentialité
Deux types de sécurité balisent le progiciel, la sécurité des accès à vos données et la sécurité de données dans le cadre des sauvegardes.
Un module additionnel se réveille à chaque fermeture Tutelle facile© pour sauvegarder vos bases de données sur le support de votre choix. Nous vous encourageons à effectuer cette sauvegarde sur un support amovible (clé USB, disque dur externe) et à mettre ce support en sécurité.
Dans le cadre de la sécurité incendie, il est conseillé de mettre périodiquement une sauvegarde à l’abri, en dehors du lieu où se trouve votre ordinateur.
Marketing Concept a signé un partenariat avec ArxOne, société spécialisée dans les sauvegardes externalisées. Ce partenariat nous permet de vous proposer à faible coût une sauvegarde externalisée avec engagement de restitution, que ce soit pour vos données de Tutelle facile© ou pour toutes celles que vous souhaitez ajouter.
A la différence des logiciels en ligne, Tutelle facile©
est installé sur votre ordinateur : l’ensemble des données des mesures sont conservées chez vous. Vous en gardez la maitrise et la confidentialité. A une époque ou plus aucun grand Groupe n’est à l’abri d’un piratage, ne pas avoir à partager vos données limite le risque de vol.
Conditions tarifaires
Tutelle facile© est commercialisé avec une licence d’utilisation dont vous trouverez les termes en cliquant sur le lien ci-après :
Tutelle facile© est commercialisé sous la forme d’un abonnement annuel SANS tacite reconduction et SANS engagement. Le coût annuel est de 30,90 € TTC donnant droit à une utilisation de Tutelle facile© durant 365 jours. Au-delà de la période acquise, Tutelle facile© continuera de fonctionner en mode “consultation”, les données mémorisées avant l’échéance restent accessibles, mais il ne sera plus possible d’en ajouter de nouvelles. Pour continuer à utiliser Tutelle facile© après l’échéance, il suffit d’acquérir une nouvelle licence d’utilisation sur le site Tutelle facile© – Solutions, facile ! (solutionsfacile.com)
L’acquisition d’une nouvelle licence ajoute 365 jours à ceux pouvant rester disponibles de la licence précédente, les jours restants ne sont pas perdus, mais cumulés.